跟單員的定義，工作界定，工作定位，工作特點，跟單員的素質，工作內容及知識，技能要求及跟單員工作的重要性。
一、跟單員的定義：（什么是跟單員？）DocumentaryHandler
  跟單員是指在企業運作過程中，以客戶訂單為依據，跟蹤產品，跟蹤服務運作流向的專職職員。（不能兼職，替換）。
  所有圍繞著訂單去工作，對出貨交期負責的人，都是跟單員。
 
二、跟單員的工作界定：
  跟單員廣泛存在于訂單型出產企業和進出口外貿企業中，跟單員的工作性質與特點隨企業的規模與性質而有所區別，但跟單員總的來說是作為業務跟單與出產跟單而存在的。
 
  1．業務跟單：對客戶進行跟進。尤其是已對本公司的產品已有了愛好，有購買意向的人進行跟進。以締結業務，簽定合同為目標的一系列流動。對外叫業務員或業務助理。
  2．出產跟單：對已接來的訂單進行出產鋪排。對出產進度進行跟蹤，定期將貨物送到客戶手中。對內叫：業務經理、出產主管或總經理助理。無論是外貿公司的跟單員，仍是工廠企業里的跟單員，他們基本職責都是由“業務跟單”和“出產跟單”兩部門構成。
 
三、跟單員的工作定位：(工作性質)
  跟單員是業務員。他的工作不僅僅是被動的接受訂單，而是要主動的進行業務開拓，對準客戶實施傾銷跟進，以達成訂單為目標，既進行業務跟單。因此，跟單員要：
  （1）尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。
  （2）設定目標：主要客戶和待開發的客戶。我們的工作著重點及分配的工作時間。
  （3）傳播信息：將企業產品的信息傳播出去。
  （4）傾銷產品：主動與客戶接洽，展示產品，為獲取訂單為目的。
  （5）提供服務：產品的售后服務，及對客戶的服務。
  （6）收集信息：收集市場信息，進行市場考察。
  （7）分配產品：產品短缺時先分配給主要客戶。
 
跟單員是業務助理；跟單員在很多時候扮演業務經理助理的角色，他們協助業務經理接待，治理，跟進客戶，因此跟單員要：
  （1）函電的回復：
  （2）計算報價單
  （3）驗簽訂單
  （4）填對帳表
  （5）目錄，樣品的寄送與登記
  （6）客戶檔案的治理
  （7）客戶來訪接待
  （8）主管交辦事項的處理
  （9）與相關部分的業務聯系
 
跟單員是協調員：跟單員對客戶所訂產品的交貨進行跟蹤，即進行出產跟蹤。跟蹤的要點是出產進度，貨物報關，裝運等。因此，在小企業中，跟單員身兼數職，既是內勤員，又是出產計劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業，則代表企業的業務部分向出產制造部分催單要貨，跟蹤出貨。
 
四、跟單員的工作特點：
跟單員的工作幾乎涉及的企業的每一個環節，從銷售，出產，物料，財務，人事到總務都會有跟單員的身影泛起。特點是：復雜的，全方位的。
  1．責任大。跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，由于訂單是企業的生命，客戶是企業的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。
  2．溝通，協調：跟單員工作涉及各部分。跟單員與客戶，與計劃部分，出產部分等很多部分的工作是一種溝通與協調。都是在完成訂單的條件下而進行的與人溝通的工作。溝通，協調能力特別重要。
  3．做好客戶的顧問：跟單員把握著大量的客戶資料，對他們的需求比較認識。同時也了解工廠的出產情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。
  4．工作節奏多變，快速：面臨的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節奏各不相同，因此，跟單員的工作節奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。
  5．工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業所有部分，由此決定了其工作的綜合性。對外執行的是銷售職員的職責。對內執行的是出產治理協調。所以跟單員必需認識進出口商業的實務和工廠的出產運作流程。
 
五、跟單員的主導意識：
  什么是主導意識？就是全局觀念
  你要對所處的環境，擔負的任務及產生的結果有深刻的了解，這樣你去做你的工作的主導意識就會很強。舉例：足球隊，每個隊員有自已的位置，但如只顧自已的位置，這一定是個很差的球隊。這就要有全局觀念：要不失球，要進攻，要擊敗對方，要進球。
  作為跟單員的跟單工作也同樣如斯，不是我將訂單下了就沒事了，你們如何出產？何時完成？出來的產品怎樣？與我無關，那就不能做好跟單員工作。你就沒有主導意識。
 
  有責：全局意識，責任感，對一切負起責任。
  有方：有辦法，有主意，碰到題目有解決的能力
  有效：有效率，有結果。
  目標要達到：所有工 作以終極結果，終極目標作為我們的指導思惟。終極失敗了，就沒什么好說的。
 
  總之，主導意識的你心中要裝著大目標，要有全局觀念，每個人的工作只是整個工作鏈中的一個部門。而不是以某一個人，一個部分來評定。因此，在你的工作中，你心中要把別人（工作環節涉及到的人）看成是自已的部下。（不是說你就是領導，而是要給他們布置任務，明確目標，提供前提。你的目標很明確：就是對終極結果負責。
 
六、跟單員的素質要求：（跟單員的練習）
  跟單員的工作性質與特點決定了其從業的素質要求：
  （1）分析能力。分析出客戶的特點及產品的價格構成，以利于報價。
  （2）猜測能力。能猜測出客戶的需求，企業的出產能力及物料的供給情況，便于接單，出產及交貨的鋪排。
  （3）表達能力。善于用文字和語言與客戶溝通。
  （4）專業知識。對所跟單的產品要認識。了解產品的原材料特點，來源及成分。知道產品的特點，款式，質量。便于和客戶及出產職員的溝通。
  （5）與人共事的能力。與各部分的職員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。
  （6）人際關系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位職員的關系。通過他們來完成自己想要做的事。
  （7）法律知識。了解合同法，票據法，經濟法等與跟單工作有關的法律知識。做到知法，遵法，懂法，用法。
  （8）談判能力。有口才，有技巧。
  （9）治理與傾銷能力。對外傾銷高手。對內治理行家。
  （10）物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關等知識。
 
七、跟單員的工作內容及知識，技能要求：
  跟單員的工作內容主要有：外貿業務跟單，物料采購跟單，出產過程跟單，貨物運輸跟單及客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。
  1.出口貨物跟單（外貿業務跟進）。了解外貿基本知識：（談判，報價，接單，簽合平等等）?；A外語及函電往來。
  2.物料采購跟單（業務跟進）。懂營銷，懂產品。（物料，機能，使用，保養）。
  3.出產過程跟單（出產進度跟進）。懂出產，懂治理，懂溝通。
  4.貨物運輸跟單（出貨跟進）。貨物運輸知識，（運輸工具，方法，配柜）及了解報關知識。
  5.客戶聯絡跟蹤（客戶接待）。了解對客戶的治理，懂國際禮節知識。
 
八、跟單員工作的重要性：
  企業之生存與發展都是以訂單為主線的。跟單工作是一個企業的主生命線和治理制高點。而作為訂單的跟進者——跟單員的工作跨越了企業運作的每個環節，它是企業內各部分之間及企業與客戶之間相互聯系的中央區紐和橋梁，是一個企業的窗口和門戶。

服裝跟單流程 三段走：

一、前期跟單
1.閱訂單資料
服裝接到訂單資料后，仔細查看資料是否完整正確。訂單資料是跟單員跟進訂單的獨一依據，只有完整的資料才能確保跟單的跟進工作。

核對分析資料的詳細內容：

a)資料是否完整

b)文字描述是否與款式圖一

c)確認面、輔料

d)查看繡印花等其他設計要素

e)了解客戶特殊要求
2.制作辦單，查辦，寄辦
跟單研究訂單資料，制作出辦單，列出所需的面輔料并配好，交給板房打紙樣及做辦，做好辦后交洗水部洗水，洗回后交板房做后整及查驗，技術部核查OK后寄給客戶批核。

同時根據辦房報用料，收拾整頓出用料本錢表一式二份，一份給外部跟單員，一份留底用于本錢核算及訂購物料作預備。

a)初辦：目的是讓客戶確認服裝的款式造型是否正確、設計風格是否一致，縫制工藝是否達到要求等。出產辦可以使用代用面料制作。出產辦的數目根據客戶的需求而定。

b)大貨辦：是訂單出產前客戶最后一次確認的樣衣，因此大貨辦制作的要求比較高，需要用訂單中的面、輔料，要求制作的規格全色全碼。大貨辦得到客戶的確認后才能進入大貨的出產。

c)樣辦檢修細則：主要檢修樣衣的面輔料材質和顏色、核對款式。檢修尺寸規格和包裝等。

成品服裝的各部門的規格范圍必需符合客戶的要求的公差范圍，款式造型必需依照工藝文件中的款式圖和款式描述來一一核對，縫制工藝的檢修。
3.訂購大貨面，輔料，報價，檢修
跟單依照客的定單數目及客提供的資料，計算清晰各物料的用量，并跟進客戶直接提供的面，及物料盡快上廠。

香港(舉例香港)供料時，跟單向香港方面索取價格，輸進XXXX系統;[沒有使用系統的自己打單]

除香港供料外，其他物料原則上由采購部同一采購，跟單員將具體資料交采購部分，由采購部分進行大貨面輔料采購。

但某些物料因為貨期緊等原因，將由跟單自己采購。

跟單自采購物料，選定、聯系供給商，將價格輸進系統，打出采購單，交給供給商，告知數目、交貨期。

跟單將所有物料的價格輸進系統，計算出總價，交組長及總經理批核，通過后，方可進行出產。

大貨布料及物料回廠后，大貨布由倉庫驗布員驗布，提供驗布講演，并需給一份給客。跟單員根據驗布講演進行跟進，同時剪疋頭布和縮水布。要洗水的要交由洗水部根據客要求去洗水?；貜S后由洗水部，分出LOT色辦交客批核(有些客是要求整個布封的疋頭布，去批顏色的，并且要求洗前與洗后的，但有些是不用的，根據客人的要求來做，并且要注意布的正反面，中邊色差，倒順毛等等)然后根據做辦的用料，初步計算該單的用布量，加裁或縮裁交客戶確認，跟單員必需在大貨出產前收拾整頓好制單資料和物料咭，在裁剪之前分發給相關部分。

物料治理控制：必需做一份物料跟進表，進行追蹤。每單物料回廠后，清晰地做好明細登記，并核查物料的規格，數目是否準確，要有處理物料質量和數目分配及物料差異，有物控的能力。節約公司本錢，并在大貨物料發料前列出一份物料發放表，發給倉庫及車間，以作為發料，用料參考，不足的物料，負責追補回，保證出產需要。

審批用料及通知開裁：核實大貨物料是否跟報給客人的相同，計算用布量，是否夠用.如在有多/少的情況下，問客人是否可縮裁/加裁.遇有繡/印花的，需收拾整頓好繡/印花腔辦，核對準確后，才可外發。
二，中期跟單
客戶批辦OK后，接下來出產大貨，首先跟出產部排期，尺度辦樣辦返廠后，根據客人的評語，要乞降樣辦，制作大貨出產單，交技術部審查。

召集工廠治理職員、QC以及客戶QC開產前會議。核對工廠的出產工藝單是否與客戶尺度一致，核對的重點包括：

a)面、輔料的材質、顏色是否準確;

b)款式是否準確

留意事項：

出產過程中，將資料交QC，由QC跟進出產質量監控跟進出產進度，及時做好客戶要求與車間出產之間的協調和溝通，遇有客更改資料，需在第一時間傳達到相關部分，并要保持資料的最新版本，做好簽收記實。

發現在未能達到出產計劃要求的情況，反映給上級部分，以督促解決，并了解和部分的出產實情，以求完成預定的任務，保證貨期和質量.

大貨因客觀題目需要延期，必須寫出廷期原因及廷期后的交貨期，與客戶商討，要求盡快回復，需客人出郵件/書面簽回。

成品洗水時，必需要車間盡快做幾件去洗水，以了解尺寸及洗水效果，同時給客人批核洗水顏色是否OK，確定接受后，方可洗大貨。

當成品在總查后發現有太多次品需每件查看，如有稍微的次品挑出可給走貨，嚴峻的屬于哪個部分的責任去追查該部分確當事人，通知出產廠長。
三.后期跟單
核查包裝辦：大貨包裝前，核查包裝的第一件包裝辦，確保物料齊備及包裝方法準確后，方可進行包裝，如有客要求要批核后再進行大貨包裝，就需提前包裝一件樣辦給客去批辦。

積極預備及配合客戶初查，中查，尾查的查貨，并且將客戶查貨信息反饋到各部分。

出產成品后按客要求挑船頭辦或收貨辦給客戶，目的是讓客戶預先了解大貨的出產情況和訂單質量，樣辦的數目根據客人的要求而定。

并需走貨前一禮拜做好商檢資料交報關員做商檢，商檢需要什么資料，要問明報關員后提供。

客驗貨合格后，核實走貨數目，收拾整頓裝箱單及出貨通知書，并向相關部分匯報可以鋪排出貨。

資料收拾整頓及保留：出貨后，收拾整頓并保留好有關的出產資料及尺度樣辦，遇有次布及分歧格的物料，收拾整頓好數據資料報客，以鋪排退回給客戶，修正出產中的不足之處，以免翻單時不清晰。

注：良多題目都不是一成不變的，每個訂單都有不同的做法，應根據實際的情況及客人要求來。
                                                                                                      

 
                                                                                                                                                                                      深圳市和諧服裝廠 工作服專業定做廠家 分享經驗